Tidsplanering är livsviktigt, eftersom tid är grunden för vad du gör (eller inte gör!). Visste du att varje gång du väljer att göra något så väljer du samtidigt att INTE göra allt annat på planeten? Ett annat sätt att tänka på tid är att det är ditt liv - allt du får är tid, inte tillräckligt av den, och du vet inte precis hur mycket mer det finns kvar.
Bra att veta
Men konstigt nog, om du visste hur mycket du hade kvar skulle du planera mycket mer och vara mycket mer bestämd, men eftersom ingen av oss vet hur lång tid vi har kvar agerar vi som om vi skulle leva för evigt, och vi slösar bort dagarna och åren. Men nu är det slut med det, för nu ska ni läsa den här rapporten! Kärnan i tidshantering är att ta reda på vad som är viktigt och sedan ägna så mycket tid som möjligt åt de viktiga sakerna. De flesta av oss är ganska dåliga på detta.
Vi ägnar inte tid åt att tänka på vad som verkligen är viktigt, och även om vi har vaga idéer om det, som kanske våra nära och kära, låter vi oss naturligt dras med av kortsiktighet, krishantering, misstag mellan "angeläget" och "viktigt", förhalning, lathet och andra människors prioriteringar som går före våra egna. Visste du att den genomsnittlige amerikanske pappan bara tillbringar 4 minuter om dagen med sina barn? "Viktigt" är ett personligt val; det har att göra med ditt värde, och det beror på vad du värdesätter.
Kanske är fotboll viktigt för dig, kanske är det inte det. Kanske är trädgårdsarbete det, eller kanske är musik det. Ingen annan kan tala om för dig vad som är viktigt för dig. Slutresultatet av vad som är viktigt är INTE om du gör det - det finns massor av oviktiga saker som måste göras, som att köpa mat eller hälla frostskyddsmedel i bilen - klarar de några av de tester som nämnts tidigare? Nej, det gör de inte!
Slutresultatet av betydelsen är hur lång tid du bör lägga på det. Du bör använda så mycket av din tid som möjligt på de saker som faktiskt spelar roll. Brottet är att investera för lite tid på viktiga saker eftersom all din tid slösades bort på oviktiga saker. Och på grund av detta brott får du betala priset senare, och kostnaden är ånger. Kris" är förmodligen inte en stor del av din dag (jag hoppas inte det! Om du inte kan förhindra upprepningar bör du utveckla system som gör att du kan reagera snabbt och enkelt. Brandkåren försöker till exempel minimera antalet hus som förstörs av bränder genom att både förebygga och maximera sin förmåga att reagera.
"Krångel" är sannolikt en mycket större del av ditt dagliga liv, och är det viktigaste området att ta itu med. Gör det inte" är ungefär som krångel men mindre angeläget. Besvär kan bestå av avbrott, dåligt genomförda möten, de flesta e-postmeddelanden, förfrågningar från kollegor, team och chefer, att reda ut problem och åtgärda misstag, eller övergripande "underhållsuppgifter" och förfaranden. Det finns fem strategier som du kan använda för att minska den tid du lägger på alla dessa småsaker. Ingen av dem är lätt, men om du inte väljer någon av dem (eller någon blandning av dem) kommer du att finna dig själv ta det sjätte alternativet: att säga ja och sedan inte göra det. Detta är ett dåligt alternativ! 1 Att säga nej.
Är du självsäker?
Det kräver självsäkerhet, men vems liv är det? Men är det själviskt att säga nej? Kanske är det det, lite grann, men vem ska ta hand om ditt liv och din tid om du inte gör det? Och kanske blir den person som du funderar på att säga nej till också lite självisk genom att sätta press på dig att göra något som du inte vill?
- Förhandla. Lite artigare än att säga nej. Det är möjligt att förhandla om att göra det, att lägga tid på det, att bara göra en del av det, att få hjälp med det eller att bara göra det en gång. Om du kunde få en timme varje vecka skulle du spara 50 timmar varje år - det är mer än en vecka extra som du kanske har i ditt liv varje år!
- Delegera det. Det kanske inte är ett alternativ för dig, men om du har människor som arbetar för dig så är detta en viktig fråga. Delegera mer! Människor föredrar chefer som delegerar för mycket snarare än för lite. Övervaka och stöd, tillsammans med den tilldelade uppgiften kan det inte misslyckas. Utbilda och ge befogenheter, så kanske de till och med gör det bättre än du!
- Att göra det bra. Alla ni perfektionister där ute kommer inte att gilla det här, men för vissa uppgifter som du känner till är det vettigt. Låt inte perfektionismen sänka dig så att du ägnar hela dagarna åt att pyssla med obetydliga saker och inte har tid för de viktiga sakerna. Ska du organisera dina CD-skivor eller leka med dina barn? Ska du göra den där planen perfekt eller rapportera om nästa års strategi?
- Det sista valet, och det finns inga andra människor, skulle vara att ha mer effektiva system. De kan vara datoriserade eller bara vara listor på papper, eller saker som att ha bilnycklarna på en krok, använda två toalettstolar (en för vita och en för färgade) eller göra en färdigpackad resväska.
Vad händer nu?
Vad du än har för återkommande uppgifter, skapa ett system för att antingen stoppa problemet (t.ex. laminerad checklista, bättre information på intranätet, tydliga ansvarsområden för personalen) eller för att göra uppgiften snabbare (t.ex. filer organiserade på datorn, automatiska excelformulär, organiserat skrivbord). En huvudlista över allt du måste göra, allt nedskrivet på ett ställe. Det kan vara på en dator, på papper, i din dagbok, på väggen, på en whiteboard, det spelar ingen roll, men den ska innehålla alla de stora saker som du ska göra, ibland okända.
Du kan ha två av dem, en för hemmet och en för arbetet. En lista över dagliga jobb att utföra. Detta kan vara en liten bit papper, eller skrivet i din dagbok, eller kanske med hjälp av Outlook på din dator. Det här är de små uppgifter som du ska göra nu. Maximalt 10 punkter, skrivna som en daglig vana antingen först eller bäst enligt min uppfattning, i slutet av varje dag förberedd för en ny.
Då kan du sova lugnt. En blygsam dagbok som du alltid har med dig och som omfattar både arbetet och hemmet. Återigen kan det vara som en handdator eller en pappersdagbok, vad som än fungerar för dig. Skriv ner allt på något av dessa tre ställen. Om du lovar något till någon, skriv ner det i dina egna listor. Om någon lovar dig något, ta reda på när de kommer att göra det, och skriv ner det i din dagbok för uppföljning. Bakom allt detta ligger de två egenskaper eller förmågor som är oundvikliga: självdisciplin och självsäkerhet.
Alla problem du har, t.ex. alla tidstjuvar, kommer antingen från dig själv (brist på självdisciplin) eller från andra människor (brist på självsäkerhet). På något sätt måste du övervinna båda dessa. Jag anser att problem med otillräcklig självdisciplin och självsäkerhet beror på att man inte har tydliga mål. Om du inte har något mål i sikte, varför ska du då bry dig om att vara disciplinerad när det gäller din egen tid, eller att vara bestämd så att du kan försvara den? Men om du har ett tydligt mål som du är entusiastisk över och fast besluten att uppnå, då kommer du att ha den nödvändiga styrkan som krävs för att få det att hända.
Visste du det?
De flesta människor driver genom livet - inte konstigt att deras tidshantering inte är bra, för varför skulle den vara det? Dina mål i livet måste omfatta både hem och arbete, och de måste innehålla saker som du tycker om att göra och saker som du vill uppnå. Det vill säga saker som du skulle vilja göra mer av i nuet, och saker som du kommer att behöva göra i nuet för att uppnå de framtida mål som du har. Att bara roa sig utan en känsla av prestation kommer inte att vara tillräckligt på lång sikt, och prestation men på bekostnad av att inte roa sig är inte heller vad livet handlar om.
Njut och uppnå
Sporten är att göra både och! Många av oss är osäkra på vad vi vill åstadkomma i livet, och kanske inte ens helt klara över vad som gör oss lyckliga. Och de som har en strategi brukar mena att de ska prestera på jobbet och ha roligt på fritiden. Men jag skulle vilja påstå att den ultimata planen är att njuta av både arbetet och tiden utanför arbetet, och att uppnå värdefulla mål både i arbetet och utanför arbetet.
Så hur ska man gå tillväga för att göra det? Jo, lösningen är att skriva ner vad du behöver åstadkomma i ditt hem och på jobbet, och att skriva ner allt du gillar att göra i ditt jobb och utanför ditt jobb. Skriv ner det i detalj, i vilket format som helst som passar dig. Om du har skrivit ner tydliga mål har du tagit det första steget mot att uppnå dem. Och i själva verket har du gjort mer än den första åtgärden, eftersom ditt undermedvetna nu kommer att fokusera på att uppnå dessa saker, utan att du ens vet om att det gör det. Du kommer att upptäcka att saker händer, som av en slump, men det är inte slump på något sätt. Så om du har tydliga mål kommer du att bli mer medveten om vad som är viktigt och vad som inte är det.
Du kommer att bli mer självdisciplinerad och mycket mer bestämd över din tid, och ditt undermedvetna kommer att skapa små beslut som är korrekta hela tiden och göra dig medveten om den information som du behöver för att ta dig dit du behöver gå i livet. Men kom ihåg att dina system också behövs. Om du har både mål och ett effektivt system för att hantera din dag dagligen kommer du att se underbara resultat. Mål utan system kommer att resultera i besvikelse. Ett system utan mål är bara sorgligt!