Управлението на времето е жизненоважно, защото времето е в основата на това, което правите (или не правите!). Знаете ли, че всеки път, когато избирате да направите нещо, едновременно с това избирате и да НЕ направите всичко друго на планетата? Друг начин да мислите за времето е, че то е вашият живот - всичко, което получавате, е време, недостатъчно от него, и не знаете колко още остава.
Добре е да знаете
Макар че, колкото и да е странно, ако знаехте колко време ви остава, щяхте да планирате много повече и да бъдете много по-настоятелни, но тъй като никой от нас не знае колко време ни остава, се държим така, сякаш ще живеем вечно, и пропиляваме дните и годините. Но не повече, защото сега ще прочетете този доклад! Същността на управлението на времето се състои в това да разберете кое е важно и след това да отделяте колкото се може повече време за важните неща. Повечето от нас са доста зле в това отношение.
Не отделяме време да мислим за това кое е наистина важно и дори да имаме смътни представи за него, като например за близките си, позволяваме да бъдем естествено привличани от краткосрочността, управлението на кризи, бъркането на "належащо" с "важно", отлагането, мързела и чуждите приоритети, които надделяват над нашите. Знаете ли, че средностатистическият американски баща прекарва само 4 минути дневно с децата си? Важността" е личен избор; тя е свързана с вашата стойност и зависи от това, което цените.
Може би футболът е важен за вас, а може би не. Може би градинарството е важно, а може би музиката. Никой друг не може да ви каже какво е важно за вас. Крайният резултат от важността НЕ е дали го правите - има много маловажни неща, които трябва да се направят, като например да си купите храна или да сложите антифриз в колата си - дали те преминават някои от тестовете, споменати по-горе? Не!
Крайният резултат от значението е колко време трябва да отделите за него. Трябва да използвате възможно най-много от времето си за нещата, които действително имат значение. Престъплението е да инвестирате твърде малко време за важните неща, защото цялото ви време е било пропиляно за маловажни неща. И заради това престъпление плащате цената по-късно, а цената е съжаление. Кризата" вероятно не е огромна част от деня ви (надявам се да не е! Ако не можете да предотвратите повторенията, тогава разработете системи, които ви позволяват да реагирате бързо и лесно. Например пожарната команда се опитва да сведе до минимум броя на разрушените от пожар жилища както чрез превенция, така и чрез увеличаване на капацитета си за реакция.
"Затрудненията" вероятно са много по-голяма част от ежедневието ви и са най-важната област, която трябва да засегнете. Не го правете" е подобно на "неприятности", но не е толкова належащо. Затрудненията могат да се състоят от прекъсвания, лошо проведени срещи, повечето имейли, искания от колегите и шефа, решаване на проблеми и поправяне на грешки или цялостни задачи и процедури за "поддръжка". Съществуват пет стратегии, които можете да използвате, за да намалите времето, отделяно за всички тези дреболии. Нито една от тях не е лесна, но ако не изберете някоя от тях (или комбинация от тях ), ще се окаже, че сте избрали шестия вариант: да кажете "да" и след това да не го направите. Това е лоша алтернатива! 1 Казване на "не".
Утвърдите ли се
Това изисква увереност, но чий е животът? Но егоистично ли е да откажеш? Може би е, донякъде, но кой ще се грижи за живота и времето ви, ако не го направите? А може би човекът, на когото смятате да кажете "не", също става донякъде егоист, като ви оказва натиск да направите нещо, което не желаете?
- Преговаряне. Малко по-учтиво от това да кажеш "не". Възможно е да преговаряте да го направите, да отделите време за него, да направите само част от него, да получите помощ за него или да го направите само веднъж. Ако можехте да получите по един час всяка седмица, щяхте да спестите 50 часа всяка година - това е повече от една допълнителна седмица, която може да имате в живота си годишно!
- Делегиране. Може да не е опция за вас, но ако имате хора, които работят за вас, това е много важно. Делегирайте повече! Хората предпочитат шефове, които възлагат твърде много, а не твърде малко. Наблюдението и подкрепата, заедно с възложената задача, няма как да не се осъществят. Обучавайте и овластявайте, а те може дори да се справят по-добре от вас!
- Правим го добре. Всички перфекционисти няма да се зарадват на тази статия, но за някои задачи тя има смисъл. Не се оставяйте на перфекционизма да ви повали, за да прекарате цял ден в занимания с незначителни неща и да нямате време за важните. Трябва ли да организирате компактдисковете си или да играете с децата си? Трябва ли да усъвършенствате този план или да докладвате стратегията за следващата година?
- Последният избор, който няма други хора, е да има по-ефективни системи. Те могат да бъдат компютъризирани или просто списъци на хартиен носител, или пък неща като това да държите ключовете от колата си на кукичка, да използвате две тоалетни чинии (една за бели и една за цветни) или да си приготвяте предварително опакована чанта за пътуване.
Какво сега?
Каквито и да са повтарящите се задачи, създайте система, която да спре проблема (напр. ламиниран контролен списък, по-добра информация в интранет, ясни отговорности на служителите) или да направи задачата по-бърза (напр. файлове, организирани на компютъра, автоматични формуляри на Excel, организирано бюро). Основен списък на всичко, което трябва да направите, всичко записано на едно място. Може да е на компютър, на хартия, в дневника ви, на стената, на бяла дъска, няма значение, но трябва да съдържа всички големи неща, които ще направите, понякога неизвестни.
Можете да имате две такива устройства - едно за дома и едно за работа. Списък с ежедневните задачи за изпълнение. Това може да е малко листче, да е написано в дневника ви или да използвате Outlook на компютъра си. Това са дребните задачи, които ще изпълнявате сега. Най-много 10 точки, написани като ежедневен навик или първото нещо, илибетър по мое мнение, в края на всеки ден, подготвен за друг.
Тогава можете да спите спокойно. Скромен дневник, който е винаги с вас и обхваща работата и дома. Отново може да бъде под формата на джобен компютър или на хартиен дневник, както ви е удобно. Записвайте всичко на едно от тези три места. Ако обещавате нещо на някого, запишете го в собствените си списъци. Ако някой ви обещае нещо, разберете кога ще го направи и го запишете в дневника си за последващи действия. В основата на всичко стоят две качества или способности, които са неизбежни: самодисциплина и асертивност.
Всеки проблем, който имате, като например всяко губене на време, идва или от вас (липса на самодисциплина), или от други хора (липса на асертивност). По някакъв начин трябва да победите и двете. Е, според мен проблемите с недостатъчната самодисциплина и асертивност произтичат от липсата на ясни цели. Ако нямате никаква цел, защо трябва да се занимавате с дисциплина по отношение на собственото си време или да бъдете асертивни, за да го защитите? Но в случай че имате ясна цел, която ви вълнува и сте решени да постигнете, тогава ще имате същественото предимство, необходимо, за да я осъществите.
Знаете ли, че?
Повечето хора се носят по течението на живота си - нищо чудно, че управлението на времето им не е добро, защото защо да е такова? Целите ви в живота трябва да обхващат както дома, така и работата, и да включват неща, които ви харесва да правите, и неща, които искате да постигнете. Тоест неща, които бихте искали да правите повече в настоящето, и неща, които ще трябва да правите в настоящето, за да постигнете бъдещите си цели. Просто да се наслаждавате без усещане за постижение няма да е достатъчно в дългосрочен план, а постигането на постижения, но с цената на това да не се наслаждавате, също не е това, за което става дума в живота.
Наслаждавайте се и постигайте
Спортът е да правите и двете! Много от нас не са сигурни какво биха искали да постигнат в живота си и може би дори не са напълно наясно какво ни прави щастливи. А тези, които имат стратегия, обикновено имат предвид да постигат успехи в работата и да се наслаждават извън нея. Но аз бих предложил, че крайният план е да се наслаждавате както на работата, така и на времето си извън нея, и да постигате стойностни цели както в работата, така и извън нея.
И така, как някой би могъл да го направи? Е, решението е да запишете какво трябва да постигнете в дома си и на работа, както и да запишете всичко, което обичате да правите в работата си и извън нея. Запишете го подробно, в какъвто и да е подходящ за вас формат. Ако сте записали ясни цели, значи сте направили първата стъпка към постигането им. А всъщност сте направили повече от първоначалната мярка, защото сега вашето подсъзнание ще се съсредоточи върху постигането на тези елементи, без дори да знаете, че го прави. Ще откриете, че нещата се случват, като че ли случайно, но това в никакъв случай не е случайност. Така че в случай че имате ясни цели, ще сте по-наясно какво е съществено и какво не.
Ще станете по-самодисциплинирани и много по-настойчиви във времето си, а подсъзнанието ви ще създава малки решения, които са правилни постоянно, и ще ви запознава с информацията, от която се нуждаете, за да стигнете там, където трябва да отидете в живота. Но не забравяйте, че вашите системи също са необходими. Ако имате както цели, така и ефективна система за ежедневно справяне с деня, тогава ще видите чудесни резултати. Целите без система е ще доведат до разочарование. А система без цели е просто тъжна!