La gestion du temps est vitale, car le temps est à la base de tout ce que vous faites (ou ne faites pas !). Saviez-vous que chaque fois que vous choisissez de faire quelque chose, vous choisissez en même temps de NE PAS faire tout le reste de la planète ? Une autre façon de considérer le temps est de dire qu'il s'agit de votre vie - tout ce que vous avez, c'est du temps, pas assez de temps, et vous ne savez pas combien il en reste.
Bon à savoir
Curieusement, si vous saviez combien de temps il vous reste, vous seriez beaucoup plus prévoyant et plus sûr de vous, mais comme nous ne savons pas combien de temps il nous reste, nous agissons comme si nous allions vivre éternellement, et nous gaspillons les jours et les années. Mais plus maintenant, puisque vous êtes sur le point de lire ce rapport ! L'essentiel de la gestion du temps consiste à déterminer ce qui est important, puis à consacrer le plus de temps possible aux choses importantes. La plupart d'entre nous ne sont pas très doués pour cela.
Nous ne passons pas de temps à réfléchir à ce qui est vraiment important, et même si nous en avons une vague idée, comme peut-être nos proches, nous nous laissons naturellement entraîner par le court-termisme, la gestion de crise, la confusion entre "urgent" et "important", la procrastination, la paresse et le fait que les priorités des autres l'emportent sur les nôtres. Saviez-vous que le père américain moyen ne passe que 4 minutes par jour avec ses enfants ? L'"importance" est un choix personnel ; elle est liée à votre valeur et dépend de ce que vous appréciez.
Le football est peut-être important pour vous, peut-être pas. Peut-être que le jardinage l'est, ou peut-être que la musique l'est. Personne d'autre ne peut vous dire ce qui est important pour vous. Le résultat final de l'importance n'est PAS que vous le fassiez - il y a beaucoup de choses sans importance qui doivent être faites, comme acheter de la nourriture ou mettre de l'antigel dans votre voiture - est-ce qu'elles passent certains des tests mentionnés précédemment ? Non !
Le résultat final de l'importance est le temps que vous devez y consacrer. Vous devez consacrer le plus de temps possible aux choses qui comptent vraiment. Le délit consiste à consacrer trop peu de temps aux choses importantes parce qu'on a perdu tout son temps à des choses sans importance. Et c'est à cause de ce délit que vous en payez le prix plus tard, et ce prix, c'est le regret. La "crise" ne représente probablement pas une part importante de votre journée (enfin, je l'espère !). Si vous ne pouvez pas empêcher les crises de se répéter, mettez au point des systèmes qui vous permettent de réagir rapidement et facilement. Par exemple, les pompiers tentent de minimiser le nombre de maisons détruites par le feu à la fois par la prévention et en maximisant leur capacité de réaction.
Les "tracas" représentent probablement une part beaucoup plus importante de votre vie quotidienne, et c'est le domaine le plus important à traiter. Ne le faites pas" ressemble beaucoup aux tracas, mais en moins pressant. Il peut s'agir d'interruptions, de réunions mal organisées, de la plupart des courriels, des demandes des collègues, de l'équipe et du patron, de la résolution de problèmes et de la réparation d'erreurs, ou encore de tâches et de procédures de "maintenance" en général. Il existe cinq stratégies que vous pouvez mettre en œuvre pour réduire le temps consacré à toutes ces petites choses. Aucune d'entre elles n'est facile à mettre en œuvre, mais si vous ne choisissez aucune d'entre elles (ou une combinaison de celles-ci), vous vous retrouverez à prendre la sixième option : dire oui et ne pas le faire. C'est une mauvaise alternative ! 1 Dire non.
Êtes-vous assertif ?
Cela demande de l'assurance, mais de qui s'agit-il ? Mais est-ce égoïste de dire non ? Peut-être un peu, mais qui va s'occuper de votre vie et de votre temps si vous ne le faites pas ? Et peut-être que la personne à qui vous envisagez de dire non devient elle aussi quelque peu égoïste en vous mettant la pression pour que vous fassiez quelque chose que vous ne souhaitez pas faire ?
- Négocier. Un peu plus poli que de dire non. Il est possible de négocier pour le faire, pour y consacrer du temps, pour n'en faire qu'une partie, pour obtenir de l'aide ou pour ne le faire qu'une fois. Si vous pouviez obtenir une heure par semaine, vous économiseriez 50 heures par an, soit plus d'une semaine supplémentaire par an !
- Déléguer. Ce n'est peut-être pas une option pour vous, mais si vous avez des employés qui travaillent pour vous, il s'agit d'une question importante. Déléguez davantage ! Les gens préfèrent les patrons qui donnent trop de tâches plutôt que trop peu. Surveillez et soutenez, et la tâche assignée ne peut pas échouer. Formez et responsabilisez, et ils pourront même le faire mieux que vous !
- Bien faire les choses. Les perfectionnistes n'apprécieront pas, mais pour certaines tâches, c'est une question de bon sens. Ne vous laissez pas abattre par le perfectionnisme au point de passer vos journées à bricoler des choses insignifiantes et de n'avoir plus de temps pour les choses importantes. Devriez-vous organiser vos CD ou jouer avec vos enfants ? Devriez-vous perfectionner ce plan ou présenter la stratégie de l'année prochaine ?
- Le dernier choix, et il n'y en a pas d'autre, serait d'avoir des systèmes plus efficaces. Il peut s'agir de systèmes informatisés ou simplement de listes sur papier, ou encore de choses telles que le maintien des clés de voiture sur un crochet, l'utilisation de deux meubles-lavabos (un pour les Blancs et un pour les Métis) ou la fabrication d'un sac de voyage préemballé.
Et maintenant ?
Quelles que soient vos tâches répétitives, mettez en place un système pour y mettre fin (liste de contrôle plastifiée, meilleures informations sur l'intranet, responsabilités claires du personnel) ou pour accélérer la tâche (fichiers organisés sur le PC, formulaires Excel automatiques, bureau organisé). Une liste principale de tout ce que vous avez à faire, consignée en un seul endroit. Elle peut être sur un ordinateur, sur papier, dans votre journal, sur le mur, sur un tableau blanc, peu importe, mais elle doit contenir toutes les grandes choses que vous allez faire, parfois inconnues.
Vous pouvez en avoir deux, une pour la maison et une pour le travail. Une liste des tâches quotidiennes à accomplir. Il peut s'agir d'un petit bout de papier, d'une note écrite dans votre journal, ou encore d'une liste établie à l'aide d'Outlook sur votre ordinateur. Il s'agit des petites tâches que vous allez accomplir maintenant. Un maximum de 10 éléments, écrits comme une habitude quotidienne, soit à la première heure, soit, selon moi, à la fin de chaque journée, préparés pour une autre journée.
Vous pourrez alors dormir sur vos deux oreilles. Un journal, modeste, toujours sur vous, qui comprend le travail et la maison. Là encore, il peut s'agir d'un PDA de type palmaire ou d'un journal papier, selon ce qui vous convient. Notez tout dans l'un de ces trois endroits. Si vous promettez quelque chose à quelqu'un, notez-le dans vos propres listes. Si quelqu'un vous promet quelque chose, cherchez à savoir quand il le fera et notez-le dans votre journal pour le suivi. À la base de tout cela, il y a deux attributs ou capacités qui sont inévitables : l'autodiscipline et l'affirmation de soi.
Tous les problèmes que vous rencontrez, comme toutes les pertes de temps, viennent soit de vous (manque d'autodiscipline), soit des autres (manque d'affirmation de soi). D'une manière ou d'une autre, vous devez vaincre ces deux types de problèmes. Je pense que les problèmes de manque d'autodiscipline et d'affirmation de soi proviennent du fait que l'on n'a pas d'objectifs clairs. Si vous n'avez pas d'objectif en tête, pourquoi devriez-vous vous efforcer d'être discipliné en ce qui concerne votre propre temps, ou de vous affirmer pour le défendre ? En revanche, si vous avez un objectif clair qui vous enthousiasme et que vous êtes déterminé à atteindre, vous disposerez de l'atout essentiel pour y parvenir.
Le saviez-vous ?
La plupart des gens dérivent dans la vie - il n'est pas étonnant que leur gestion du temps ne soit pas excellente, car pourquoi le serait-elle ? Vos objectifs dans la vie doivent couvrir à la fois la maison et le travail, et ils doivent inclure des choses que vous aimez faire et des choses que vous voulez atteindre. C'est-à-dire des choses que vous aimeriez faire davantage dans le présent et des choses que vous devrez faire dans le présent pour atteindre les objectifs futurs que vous vous êtes fixés. Se contenter de se faire plaisir sans sentiment d'accomplissement n'est pas suffisant à long terme, et s'accomplir au prix d'un manque de plaisir n'est pas non plus le but de la vie.
S'amuser et réussir
Le sport, c'est de faire les deux ! Beaucoup d'entre nous ne savent pas exactement ce qu'ils aimeraient accomplir dans la vie, ni même ce qui les rend heureux. Et ceux qui ont une stratégie entendent généralement s'accomplir au travail et s'amuser en dehors du travail. Mais je dirais que le plan ultime est d'apprécier à la fois le travail et le temps passé en dehors du travail, et d'atteindre des objectifs valables à la fois dans le travail et en dehors du travail.
Alors, comment s'y prendre ? La solution consiste à noter ce que vous devez accomplir à la maison et au travail, ainsi que tout ce que vous aimez faire dans votre travail et en dehors de votre travail. Écrivez-les en détail, sous la forme qui vous convient. Si vous avez écrit des objectifs clairs, vous avez fait le premier pas vers leur réalisation. En fait, vous avez fait plus que le premier pas, car votre subconscient se concentrera désormais sur la réalisation de ces objectifs, sans que vous vous en rendiez compte. Vous découvrirez que les choses se produisent, comme par hasard, mais qu'il ne s'agit en aucun cas d'un hasard. Ainsi, si vous avez des objectifs clairs, vous serez plus conscient de ce qui est essentiel et de ce qui ne l'est pas.
Vous deviendrez plus autodiscipliné et beaucoup plus assertif dans votre temps, et votre subconscient créera de petites décisions qui sont constamment correctes et vous fera prendre conscience des informations dont vous avez besoin pour vous amener là où vous devez aller dans la vie. Mais n'oubliez pas que vos systèmes sont également nécessaires. Si vous avez à la fois des objectifs et un système efficace pour gérer votre journée, vous obtiendrez de merveilleux résultats. Des objectifs sans système, c'est la déception. Un système sans objectifs est tout simplement triste !