Тайм-менеджмент життєво важливий, тому що час - це основа того, що ви робите (або не робите!). Чи знаєте ви, що кожного разу, коли ви вирішуєте щось зробити, ви також одночасно вирішуєте НЕ робити все інше на планеті? Інший спосіб думати про час полягає в тому, що це ваше життя - все, що ви отримуєте, це час, його недостатньо, і ви не знаєте, скільки його ще залишилося.
Приємно чути.
Як не дивно, якби ви знали, скільки вам залишилося, ви б планували набагато більше і були б набагато впевненішими, але оскільки ніхто з нас не знає, скільки нам залишилося, ми поводимося так, ніби будемо жити вічно, і марнуємо дні та роки. Але це вже не так, адже ви зараз прочитаєте цю статтю! Суть тайм-менеджменту полягає в тому, щоб з'ясувати, що є важливим, а потім витрачати якомога більше часу на важливі речі. Більшості з нас це не вдається.
Ми не витрачаємо час на роздуми про те, що дійсно важливо, і навіть якщо маємо про це туманне уявлення, як, наприклад, про наших близьких, ми дозволяємо собі природно піддаватися короткотерміновості, антикризовому управлінню, плутати "термінове" з "важливим", прокрастинації, лінощам і чужим пріоритетам, які переважають над нашими власними. Чи знаєте ви, що середньостатистичний американський батько проводить зі своїми дітьми лише 4 хвилини на день? Важливість" - це особистий вибір; це пов'язано з вашою цінністю, і вона залежить від того, що ви цінуєте.
Можливо, футбол важливий для вас, можливо, ні. Може, садівництво, а може, музика. Ніхто інший не може сказати вам, що для вас важливо. Кінцевий результат важливості НЕ залежить від того, чи ви це робите - є багато неважливих речей, які потрібно робити, наприклад, купувати їжу або заливати антифриз у машину - чи проходять вони деякі з тестів, згаданих раніше? Ні!
Кінцевий результат значущості - це те, скільки часу ви повинні витратити на неї. Ви повинні витрачати якомога більше часу на те, що дійсно має значення. Злочином є приділяти занадто мало часу важливим речам, тому що весь ваш час було витрачено на неважливі речі. І за цей злочин згодом доводиться розплачуватися, і ця розплата - жаль. Можливо, "криза" - це не велика сума вашого дня (сподіваюсь, що ні!). Якщо ви не можете запобігти повторенню, тоді розробіть системи, які дозволять вам швидко і легко реагувати. Наприклад, пожежники намагаються звести до мінімуму кількість будинків, знищених вогнем, як шляхом запобігання, так і шляхом максимізації своєї здатності реагувати на пожежі.
Клопоти", ймовірно, становлять набагато більшу частину вашого повсякденного життя, і це найважливіша сфера, на яку слід впливати. Не робіть цього" дуже схоже на "клопіт", але менш нагальне. Клопоти можуть складатися з перерв, погано проведених нарад, більшості електронних листів, запитів від колег і боса, вирішення проблем і виправлення помилок або загальних завдань і процедур "технічного обслуговування". Існує п'ять стратегій, які ви можете використовувати, щоб зменшити час, витрачений на всі ці дрібниці. Жодна з них не є легкою, але якщо ви не оберете жодну з них (або будь-яку їхню комбінацію), то опинитеся перед вибором шостого варіанту: сказати "так", а потім не робити цього. Це погана альтернатива! 1 Говорити "ні".
Ви напористий?
Це вимагає напористості, але чиє це життя? Але чи егоїстично відмовлятися? Можливо, так, трохи, але хто буде піклуватися про ваше життя і час, якщо ви цього не зробите? І, можливо, людина, якій ви думаєте відмовити, також стає дещо егоїстичною, змушуючи вас робити те, чого ви не бажаєте?
- Переговори. Трохи ввічливіше, ніж сказати "ні". Можна домовитися про те, що ви витратите на це час, зробите лише частину роботи, отримаєте допомогу або просто зробите це один раз. Якби ви могли приділяти годину щотижня, то заощадили б 50 годин на рік - це більше, ніж тиждень додаткового часу у вашому житті щороку!
- Делегування. Можливо, це не варіант для вас, але якщо у вас є люди, які працюють на вас, то це дуже важливо. Делегуйте більше! Люди віддають перевагу керівникам, які доручають занадто багато, а не занадто мало. Моніторинг і підтримка, разом з дорученим завданням, не можуть не спрацювати. Навчайте і наділяйте повноваженнями, і вони можуть навіть зробити це краще за вас!
- Робити це добре. Вам, перфекціоністам, це не сподобається, але для деяких завдань це має сенс. Не дозволяйте перфекціонізму підвести вас, щоб потім цілий день возитися з незначними речами і не мати часу на важливі справи. Розкласти диски чи погратися з дітьми? Довести до досконалості цей план чи розробити стратегію на наступний рік?
- Останнім вибором, і тут немає інших варіантів, буде мати більш ефективні системи. Це можуть бути комп'ютеризовані системи, або просто списки на папері, або такі речі, як зберігання ключів від машини на гачку, або використання двох туалетних столиків (один для білих, інший для кольорових), або використання готових дорожніх сумок.
І що тепер?
Якими б не були ваші завдання, що повторюються, створіть систему, яка або зупинить цю проблему (наприклад, ламінований контрольний список, краща інформація в інтранеті, чіткі обов'язки персоналу), або пришвидшить виконання завдання (наприклад, впорядковані файли на ПК, автоматичні форми Excel, впорядкований робочий стіл). Основний список всього, що ви маєте зробити, записаний в одному місці. Він може бути на комп'ютері, на папері, у вашому щоденнику, на стіні, на дошці, це не має значення, але він повинен містити всі важливі речі, які ви збираєтеся зробити, іноді невідомі.
Ви можете завести два з них, один для дому, а другий для роботи. Список справ на день. Це може бути невеличкий аркуш паперу, або запис у щоденнику, або, можливо, у програмі Outlook на вашому комп'ютері. Це крихітні завдання, які ви збираєтеся виконувати зараз. Максимум 10 пунктів, записаних як щоденна звичка, або першою справою, або краще, на мій погляд, в кінці кожного дня, щоб бути готовим до наступного.
Тоді можна спати спокійно. Скромний щоденник, який завжди з вами, і який охоплює роботу і дім. Знову ж таки, це може бути кишеньковий КПК або паперовий щоденник, як вам зручніше. Записуйте все в одному з цих трьох місць. Якщо ви комусь щось обіцяєте, запишіть це у власний список. Якщо хтось щось обіцяє вам, з'ясуйте, коли він це зробить, і запишіть це у свій щоденник, щоб проконтролювати. В основі всього лежать дві неминучі риси або здібності: самодисципліна і напористість.
Кожна ваша проблема, наприклад, марнотратство часу, походить або від вас (брак самодисципліни), або від інших людей (брак впевненості в собі). Якимось чином вам потрібно подолати і те, і інше. Я вважаю, що проблеми з недостатньою самодисципліною та напористістю виникають через відсутність чітких цілей. Якщо у вас немає мети, навіщо вам турбуватися про те, щоб бути дисциплінованим щодо власного часу, або бути наполегливим, щоб його відстояти? Але якщо у вас є чітка мета, яка вас захоплює, і ви сповнені рішучості її досягти, то у вас буде суттєва перевага, необхідна для того, щоб її досягти.
Ти знав?
Більшість людей пливуть по життю - не дивно, що їхній тайм-менеджмент не дуже вдалий, адже чому він має бути таким? Ваші життєві цілі повинні охоплювати як дім, так і роботу, і вони повинні включати те, що вам подобається робити, і те, чого ви хочете досягти. Тобто те, що ви хотіли б робити більше в теперішньому часі, і те, що вам потрібно робити в теперішньому часі, щоб досягти майбутніх цілей, які ви перед собою ставите. Просто насолоджуватися життям без відчуття досягнення буде недостатньо в довгостроковій перспективі, а досягнення, але ціною втрати насолоди від життя - це теж не те, заради чого варто жити.
Насолоджуйтесь і досягайте
Спорт дозволяє робити і те, і інше! Багато хто з нас не знає, чого хоче досягти в житті, і, можливо, навіть не зовсім чітко уявляє, що робить нас щасливими. А ті, у кого є стратегія, зазвичай мають на увазі досягнення на роботі та задоволення поза роботою. Але я б припустив, що кінцевий план полягає в тому, щоб насолоджуватися як роботою, так і часом, проведеним поза нею, і досягати вартісних цілей як на роботі, так і поза нею.
Як же це зробити? Ну, рішення полягає в тому, щоб записати, що вам потрібно зробити вдома і на роботі, а також записати все, що вам подобається робити на роботі і поза роботою. Записуйте це детально, в будь-якому зручному для вас форматі. Якщо ви записали чіткі цілі, значить, ви зробили перший крок до їх досягнення. Насправді ви зробили більше, ніж просто перший крок, тому що тепер ваша підсвідомість зосередиться на досягненні цих цілей, навіть не підозрюючи, що вона це робить. Ви виявите, що все відбувається ніби випадково, але це зовсім не випадковість. Отже, якщо у вас є чіткі цілі, ви будете краще розуміти, що є важливим, а що ні.
З часом ви станете більш самодисциплінованим і набагато більш впевненим у собі, а ваша підсвідомість буде створювати маленькі рішення, які постійно будуть правильними і даватимуть вам інформацію, яка вам потрібна, щоб привести вас туди, куди вам потрібно йти в житті. Але пам'ятайте, що ваші системи також потрібні. Якщо у вас є і цілі, і ефективна система для щоденного управління своїм днем, то ви побачите чудові результати. Цілі без системи призведуть до розчарування. Система без цілей - це просто сумно!